מה השיטה הטובה ביותר לאישור חשבוניות רכש?

מהן חשבוניות רכש והאם יש שיטה מסוימת להתייעלות בכל הקשור אל אישורי חשבוניות רכש ותהליכים נוספים בארגונים שונים? במאמר זה נתמקד בשיטה הטובה ביותר לאישור והוצאה של חשבוניות רכש. התחילו לקרוא

משתמשים במערכת ייעודית  – מערכת ERP ייעודית

בעשור האחרון יותר ויותר ארגונים החליטו לאמץ תוכנת ניהול רכש המיועדת למלאי, תקציב והכנסות של החברה. מערכת אשר מתממשקת עם הנהלת החשבונות של הארגון ומחלקות נוספות ובכך מאפשרת לעובדי החברה המורשים לעדכן בזמן אמת נתונים, לבצע פעולות שונות במערכת ולהוציא חשבוניות רכש, דו"חות ופריטים נוספים. החלטה זו הובילה להתייעלות תהליכי הארגון, כולל אישור חשבוניות רכש והוצאתן לספקים. נכון להיום חברות רבות נהנות מהתאמה של מערכת ERP לצרכי החברה והתייעלות מקסימאלית.

הכל אודות חשבוניות רכש

חשבונית רכש היא מסמך המציין רכישה של טובין או שירות מספק זה או אחר. השלב הראשון תמיד יהיה קבלה של חשבונית מהספק. לאחר מכן הקלדה של נתונים אלו בחשבונית הרכש, כולל המחיר. במילים אחרות, הסחורה נמסרת לקונה ונמסר לו מסמך של בקשת תשלום בעבור אותה סחורה שנמסרה לו. מסמך זה היא חשבונית רכש. רבים מתבלבלים בין הזמנת רכש לבין חשבוניות רכש. כאן 

יש רבים המתבלבלים בין הזמנת רכש לבין חשבונית רכש. הזמנת רכש מוציאים בתחילת התהליך לרוכש. רק כאשר הטובין נשלח לקונה, מוציאים חשבונית רכש, אשר מהווה למעשה דרישה לתשלום וכוללת את כל הפריטים שסופקו  ואת הסכום לתשלום. חשבוניות רכש תמיד יכללו  פרטי העסק המוציא את הטובין. פרטי הלקוח. תיאור השירות, תאריך העסקה וסכומי העסקה לפני מע"מ וסך הכל כולל מע"מ.

נכון להיום הדרך היעילה ביותר או השיטה הטובה ביותר לאישור חשבוניות רכש היא באמצעות מערכת ה – ERP. מערכת בה מזינים את החשבונית למערכת בה משתמשים, ברגע שהיא נשמרת היא מנותבת למסלול אישורים אצל אותם אנשי הנה"ח (ומחלקות נוספות), אשר אמורים לאשר אותה. החשבונית נרשמת אצל אותם אנשים (רישום תנועות), הם מאשרים אותה והיא מונפקת.